必見！Notionタスク管理の極意＆特別テンプレ付き

本記事はプロモーションを含みます

• タスク管理が苦手だ...
• 期日に遅れたり、タスクを忘れてたことがある...
• 難しいタスク管理ツールは使えない....

こんな悩みに回答していきます。

この気持ち分かります...。

めちゃくちゃ致命的ですよね...。

上司からは「なんで終わってないの？」と言われるし、お客さんにやってしまったら一発アウト。

約束が守れない社会人に、仕事の依頼なんて来るはずもありません...。

僕はこれまで様々なタスク管理ツールを使ってきましたが、イマイチしっくりくるものがありませんでした…。

何個かタスク管理方法を試してみて、ようやく『使える！』と思ったタスク管理術ができましたので、みなさんにご紹介いたします。

記事の前半では「タスク管理をする際のポイント」を解説し、記事の後半では「実際に僕が毎日利用しているテンプレートを無料配布」します。

タスク管理をする上で外せない6つのポイント

１）タスクは日毎に管理するのではなく、週毎で管理する

タスクって、その日毎に管理していませんか？

僕も前までは1日のタスク管理をしていたのですが、これだとタスクが消化できないことに気づきました..。

イレギュラーな対応があったり、先を見通せてなかったことってありませんか？

やらなきゃいけないタスクがいっぱいあるのに、他の緊急対応が入ってくる…。

これではいつまでもタスクが終わることはありません。

だからこそ僕は週間単位でタスク管理をするようにしました。

２）土曜日の朝に1週間の大枠タスクを埋める

そして大切なのは、週間の大枠タスクは土曜日の朝に決めること。

（土曜日である必要はないですが、僕は休日初日に、寝過ぎてダラダラしないようにしているためです）

朝起きて会社に行ってから「今日は何しよ〜」では時間がもったいなさすぎます。

翌週1週間の予定って、ある程度決まっていると思うので「水曜日は打ち合わせが多いから、火曜日にこれやっとかないとなぁ」みたいな配分ができますよね？

タスク配分を休日にやっておけば、1週間の解像度が上がってタスク消化のイメージもできると思うので、平日にバタバタしたくない人は、土曜日の朝20分で週間のタスクを組んでしまいましょう。

３）タスクは1日ではなくて、4つの時間に分けて管理する

1日でタスク管理をしている人って多くないですか？

タスク消化できているのであれば、問題ないと思いますが、僕の場合は時間管理ができなくなるので辞めました。

僕の場合は以下４つの時間帯で管理しています。

僕の場合、朝は副業や勉強、本業に関するタスクを入れることが多く、午前中や午後は本業タスク、夜に関してはタスクを入れることが少ないです。

このように分けてみると、午前中って210分しかないことが分かったり、全体を通して840分しかないことが分かります。

午前中に打ち合わせが2時間入ってるのに、資料作成を３つするなどは難しいので、タスク調整する必要があることが分かりますよね？

時間帯分けしてタスクを入れると、タスク遅れが発生するということも減っていくので、取り組んでみてください！

４）仕事とプライベートの両方を管理する

 仕事とプライベートのタスク両方を管理するのも必須です。

プライベートでやりたいこともあるし、プライベートのために仕事を早く切り上げる時もありますよね？

仕事をするためだけに生きているわけではないからこそ、プライベートと仕事を一緒にタスク管理した方が良いと思ってます。

実際にタスクを一緒にしてからは、仕事だけではなくて『人生のうちの今日の1週間は何をするのか？』が明確になり、ダラダラするような時間も減りました。

５）タスクを細分化して親子タスクにする

何となくタスクの入れ方は分かったと思うので、ここからはタスクを入れる時の注意事項について記載したいと思います。

タスクを入れてたけど、思ってたより時間がかかってしまった…。

なんてことありませんか？

自分のタスクに対して、見積もりが甘くなってしまった結果、相手に迷惑をかけてしまったり、提出が遅れてしまうなんてこともありますよね…？

そのような方におすすめしたいのが『タスクを親子で考える』こと。

（タスク遅れが発生している人は、この作業ができていません）

例えば『資料作成をする』というタスクを例にとってみましょう。

資料が完成するというゴールの部分を「親タスク」。

資料を完成するために必要なタスクを「子タスク」と表現します。

資料を完成させるための子タスクに以下のようなものが含まれます。

このように親タスクを完成させるための子タスクが５つも出てきました。

期日に間に合わない人はこのタスクを「資料を完成する」だけで記載してしまい、結果間に合わないという状態になります。

だからこそ、タスクを親子で考えて『子タスクにも見積もりをする』ことが、タスク遅れを発生させないポイントです。

６）3分で終わるものはタスクにしない

そもそもタスクを発生させないということも意識すべきです。

などなど、3分で終わるような内容までタスクに記載していると時間がもったいないです。

降り掛かってきたタスクが、3分以内に終わると思ったら秒速で対応して、タスクに入れないというクセをつけておきましょう。

これが最強のテンプレートです

かれこれ、1年以上利用している僕のテンプレートはこちらです。

notionというサービスで、自分好みにカスタマイズをして、利用しています。

後ほどテンプレートを配布しますが、その際にアカウントが必要なので、公式サイトからアカウントの登録を完了させてください。

公式サイトはこちら

タスクテンプレートの受け取り方

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1notionアカウントの作成

まずはnotionの公式サイトから、アカウント登録をお願いします。

公式サイトはこちら

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2タスク管理テンプレートの受け取り

こちらからタスク管理のテンプレートを受け取れます。

テンプレートの受取はここから

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3テンプレートの複製

画面右上の「複製（Deplocate）」からテンプレートの複製をしてください。

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4実際にタスクを入力

これでテンプレートの複製ができたので、自分自身で編集することができるようになっています。

実際にどのように使っているかを最後に記載しておきます。

僕の使い方

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1テンプレートの複製

僕は毎週土曜日にテンプレートというファイルを複製して利用しています。

ご覧の通り、archivesというところに過去のタスクが残っています。

テンプレートの箇所を右クリックすると複製ができるよ！

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2日付とアイコンの設定

続いてアイコンの設定と、日付の入力です。

これは完全にその時の気持ちで適当に選んでます。

※ 5月6日に関してはGW明けでダラダラしないように、自分に喝を入れる気持ちで👊にしましたw

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3土曜の朝に週間タスクの記載

毎週土曜日の朝に週間のタスクを整理しておくようにしています。

土曜日の朝に入れることによって、ダラダラと寝過ぎないようにしているのと、来週1週間はどんな1週間になりそうなのかを、事前に把握することができるためです。

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4グレー部分には予定を記載

グレーの部分に関しては「打ち合わせ」「商談」「面接」「会議」など、誰かと約束をしているタスクを記載しています。

実際、これでスケジュール管理しているわけではなく、Googleカレンダーと会社のカレンダーの両方を使っているのですが、あえて入力しておくことによって、タスクの再確認と「この日はグレーが（打ち合わせが）多いからタスクは入れない方が良いな」というように視覚的に見れるようにしています。

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5タスクをひたすら消化

週間のタスクが決まったのであれば、あとはひたすらにタスクを消化していきます。

自分が追加したタスクなので、何がなんでもその時間帯にやり切れるように進めていくだけです。

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6タスク追加はその場で

イレギュラーな対応が入ったら、タスクの入れ替えを柔軟にします。

僕は事業部長をしているため、部下からの確認依頼や、お客様からの連絡等も多いため、状況に応じてタスクの追加や、優先度の入れ替えをしながら消化しています。

タスク管理で重要なまとめ

今回はタスク管理をする上で重要な6つのポイントをテンプレート付きで解説しました。

今回の内容やタスク管理のテンプレートが役に立ったら、InstagramのDMで感想を送っていただけると嬉しいです！